DESKRIPSI
Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dalam implementasi standar system manajemen, baik ISO
9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO 22000, ISO 45001, OHSAS 18001 dan lain lain. Semua standar
system manajemen mewajibkan perusahaan mempunyai system pengendalian dokumen yang baik dalam
implementasi system manajemen tersebut.
Pelatihan ini akan mengajarkan pengetahuan dasar pengendalian dokumen, catatan mutu, pengarsipan dan
pengelolaan dokumen kantor. Peserta akan dibimbing bagaimana mengembangkan system pengendalian
dokumen yang efektif dan bagaimana mengelola dokumen tersebut agar tetap update, dan dalam keadaan
terkontrol agar dapat diaplikasikan kemudian di perusahaan atau organisasi yang mudah ditelusur dan
fungsional.
TUJUAN DAN MANFAAT
- Peserta memahami bagaimana mengelola dokumen ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO 22000,
ISO 450001, OHSAS 18001 dan lainnya secara efisien dan mudah untuk ditelusur - Peserta dapat membuat dokumen-dokumen yang berkaitan dengan system manajemen
- Peserta dapat mengendalikan dokumen-dokumen sehingga dijamin dokumen-dokumen perusahaan
yang beredar adalah dokumen yang terkini - Peserta dapay menghindari kesalahan kerja akibat salah menggunakan dokumen
- Peserta memahami kebijakan-kebijakan institusi yang perlu dituangkan dalam pengendalian dokumen
system manajemen. - Peserta dapat memahami dan mengimplementasikan pola penyimpanan arsip atau document control
yang efektif, cepat dan tepat serta efisien serta mampu memanfaatkan sistem informasi filing system.
Materi
- Ruang lingkup document control & filling system
- Pengenalan ISO 30301 Information and documentation, management systems for records,
requirements - Tugas dan tanggung jawab pengendalian dokumen
- Tata cara identifikasi dokumen dan rekaman
- Tata cara mengendalikan dokumen dan rekaman
- Penanganan soft copy dokumen
- Menyusun dan mengembangkan dokumen daftar induk dokumen
a. Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis, Prinsip klasifikasi,
b. Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan klasifikasi angka,
sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
c. Pengindeksan dan Kualitas indeks,
d. Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC), alfabetikal.
e. Prosedur pemeliharaan berkas,
f. Pengawasan dan pengelompokkan berkas
g. Disposisi
h. Pengelolaan ruang berkas
i. Masalah umum pemberkasan. - Proses revisi dan pemeliharaan dokumen
- Kiat-kiat dalam menerapkan pengendalian dokumen
- Sejarah tata kelola dokumen
- Konsep dan prinsip pengelolaan arsip
a. Jenis arsip
b. Tujuan dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip
c. Pengadaan dan pendistribusian arsip
d. Penataan asrisp (klasifikasi dan pengkodean arsip)
e. Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
f. Peminjaman dan penyusutan arsip - ISO 9001:2015
- Konsep 5S dalam pengelolaan Arsip
- Implementasi teknologi digital dan elektronik dalam dokumentasi arsip
a. Perencanaan
b. Survei dokumen dan informasi,
c. Penilaian dokumen
d. Metadata dan kebijakan
e. Strategi kontekstual
f. Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi - Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
a. Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
b. Isu Legalitas Arsip Digital
c. Prosedur Alihmedia/Imaging Document
d. Kategori pengenalan Scanner
e. Kategori dan komponen EDMS
f. Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
g. Alat dan Media Penyimpanan (storage)
h. Kompanen Biaya pada implementasi EDMS - Pengelolaan arsip dengan bantuan software dan hardware
a. Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
b. Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
c. Software untuk administrasi perkantoran
d. Sistem Arsip Elektronik
e. Sistem Informasi Manajemen
f. Manajemen basis data
g. LAN, intranet, dan internet - Perancangan dan pembuatan
- Data flow diagram (DFD)
- Entity relational diagram
- Distribusi & disposisi dokumen
- Aspek legalitas dalam pengarsipan
- Teknik penamaan, penyimpanan & pengendalian arsip
INFORMASI LEBIH LANJUT MOHON HUBUNGI KAMI
PT. SERASAN CIPTA ABADI
Pesona Gelagah Mas B12 Tamanan, Banguntapan Bantul, Yogyakarta
Telephone : (0274) 2813302